25/05/2018

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, Asiakas- ja markkinointirekisteri
Laadittu 25.5.2018

1. Rekisterin pitäjä
K3koulutus Oy
Kalamieskuja 1 G 17, 33560 Tampere
Puh. 044 9810430
info <ät> K3koulutus.fi
www.K3koulutus.fi

2. Yhteyshenkilöt
Rekisterin yhteyshenkilö:
Petri Kuusela
Puh. 044 9810430
info <ät> K3koulutus.fi
www.K3koulutus.fi

3. Rekisterin nimi
K3koulutus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri. K3koulutus Oy tuottaa koulutustapahtumia KoulutuHub brändin alla.

4. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsitellään tilausten, luototuksen, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla sopimus, suostumus tai rekisterinpitäjän asiallinen yhteys.
Asiallinen yhteys syntyy kun rekisteröity ilmoittautuu koulutustapahtumaan tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn tietoja rekisteröidyn työtehtäviin liittyen.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi lisätä asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden tietoja, joiden voidaan perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän palveluita.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään markkinointiviestejä tilanneille. Viestien
peruuttaminen on tehty mahdollisimman helpoksi sähköpostilla, verkkosivujen kautta tai puhelimella.

Suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavat palvelut liittyvät oleellisesti asiakkaan vastuualueisiin.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä panna sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, K3koulutuksen tapahtumaan osallistuneet, potentiaaliset asiakkaat tai markkinointiluvan antaneet.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot

b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

c) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin K3koulutuksen työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

d) rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, työosoite, ruoka-aine toiveet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit (Asiakastieto Oy) sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa K3koulutus yhtiön sisällä, sekä K3koulutus Oy:n alihankkijoiden kanssa.

K3koulutus Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
– pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten
tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
– tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena
rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä
on kirjattu virheellisesti rekisteriin
– niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa
suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista
suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
– tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle